Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to jedno z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Jego celem jest pełna cyfryzacja obiegu faktur, ujednolicenie ich struktury oraz zwiększenie kontroli nad rozliczeniami VAT. W praktyce oznacza to odejście od tradycyjnych faktur papierowych i plików PDF na rzecz faktur ustrukturyzowanych, przesyłanych i archiwizowanych centralnie w systemie administracji skarbowej.
KSeF to teleinformatyczna platforma, za pomocą której przedsiębiorcy wystawiają, odbierają i przechowują faktury ustrukturyzowane. Faktura taka ma ściśle określony format (XML), zgodny z jednolitym wzorem narzuconym przez Ministerstwo Finansów. Po wystawieniu dokument trafia do KSeF, gdzie jest weryfikowany i otrzymuje unikalny numer identyfikujący.
System zapewnia dostęp do faktur zarówno wystawcy, jak i odbiorcy, bez konieczności ich przesyłania mailowo czy drukowania. Co istotne, moment nadania numeru w KSeF jest jednocześnie momentem uznania faktury za wystawioną.
Dla kogo przeznaczony jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur dotyczy wszystkich podatników VAT, niezależnie od wielkości działalności. Obejmuje zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki, fundacje czy duże podmioty korporacyjne. System nie jest skierowany wyłącznie do firm – w określonych przypadkach korzystają z niego także jednostki sektora publicznego.
W praktyce oznacza to, że każdy podatnik VAT musi przygotować swoje systemy księgowe i procedury wewnętrzne na obsługę faktur ustrukturyzowanych. Wiele pytań dotyczących działania systemu, wyjątków oraz praktycznych problemów użytkowników wyjaśniono w opracowaniach takich jak KSeF pytania i odpowiedzi, które porządkują najczęstsze wątpliwości przedsiębiorców.
Obowiązek korzystania z KSeF – od kiedy?
Jednym z kluczowych zagadnień jest moment, od którego korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe. Obowiązek ten został zaplanowany etapowo, z uwzględnieniem różnych grup podatników oraz okresu przejściowego na dostosowanie systemów informatycznych.
Szczegółowe informacje na temat terminów, wyjątków oraz aktualnych regulacji można znaleźć pod hasłem KSeF od kiedy. Warto śledzić te wytyczne na bieżąco, ponieważ zmiany w harmonogramie były już kilkukrotnie wprowadzane i nadal mogą ulegać modyfikacjom.
Jakie dane zawiera faktura w KSeF?
Faktura ustrukturyzowana w KSeF zawiera znacznie więcej danych niż klasyczna faktura papierowa. Oprócz standardowych informacji, takich jak dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, daty czy kwoty netto i VAT, system wymaga precyzyjnego oznaczania stawek podatku, procedur oraz dodatkowych znaczników.
Dane są zapisane w formie logicznych pól, co umożliwia ich automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe oraz organy podatkowe. Dzięki temu ograniczona zostaje liczba błędów, a analiza danych staje się szybsza i bardziej precyzyjna.
Logowanie i dostęp do systemu
Aby korzystać z KSeF, konieczne jest odpowiednie uwierzytelnienie. Dostęp do systemu mogą uzyskać właściciele firm, pełnomocnicy oraz upoważnieni pracownicy. Proces autoryzacji odbywa się przy użyciu profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub tokenów generowanych w systemie.
Szczegółowy opis procedur autoryzacji i zarządzania uprawnieniami dostępny jest w materiałach dotyczących logowanie do KSeF, co jest szczególnie istotne dla firm, które delegują obsługę faktur do biur rachunkowych.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to nie tylko obowiązek, ale także zmiana sposobu myślenia o dokumentach księgowych. Centralizacja faktur, jednolity format danych i automatyzacja procesów mogą w dłuższej perspektywie uprościć rozliczenia i zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Kluczem do bezproblemowego wdrożenia KSeF jest odpowiednie przygotowanie organizacyjne i techniczne oraz bieżące śledzenie zmian w przepisach.
