W praktyce pracodawców z województwa kujawsko-pomorskiego, w tym także firm działających w Bydgoszczy i okolicach, problemy związane z korzystaniem z pomocy przy zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami rzadko wynikają z jednego, łatwego do wychwycenia błędu. Zdecydowanie częściej źródłem trudności jest kilka pozornie drobnych nieprawidłowości dotyczących dokumentacji, terminów lub sposobu rozliczeń, które przez dłuższy czas nie zwracają na siebie uwagi. Z tego powodu ocena prawidłowości korzystania z takiego wsparcia nie powinna sprowadzać się do sprawdzenia, czy środki są wypłacane, ale do ustalenia, z jakiego tytułu firma z nich korzysta i czy rzeczywiście spełnia wszystkie warunki wymagane przez przepisy oraz zasady stosowane przez PFRON.
PFRON wyraźnie wskazuje, że dofinansowanie przysługuje na pracownika zatrudnionego zgodnie z przepisami prawa pracy, a nie na osobę wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia albo umowy o dzieło. Fundusz podkreśla też, że wsparcie nie przysługuje na pracownika z umiarkowanym albo lekkim stopniem niepełnosprawności, który ma ustalone prawo do emerytury. Istotne jest również to, aby pracodawca posiadał dokument potwierdzający status pracownika jako osoby z niepełnosprawnością od pierwszego dnia zatrudnienia, chyba że niepełnosprawność powstała już w trakcie zatrudnienia. Jeżeli te kwestie nie są sprawdzane od początku, ryzyko błędnego korzystania z pomocy pojawia się już przy pierwszym rozliczeniu.
Warunki po stronie pracodawcy
Nieprawidłowości często wynikają nie z samego statusu pracownika, lecz z sytuacji pracodawcy. PFRON przypomina, że przy zatrudnieniu co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty pracodawca powinien osiągać co najmniej 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Jednocześnie dofinansowanie nie przysługuje, jeżeli pracodawca ma zaległości wobec PFRON przekraczające 100 zł. Rzetelna ocena powinna więc obejmować nie tylko akta pracownicze, ale również bieżące rozliczenia firmy i jej sytuację wobec Funduszu.
Terminowe i zgodne z limitami rozliczenia wsparcia
Terminy składania dokumentów i ponoszenia kosztów płacy
Bardzo częstym źródłem problemów są terminy i technika rozliczeń. PFRON wskazuje, że wniosek Wn-D wraz z informacją INF-D-P składa się co do zasady do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą koszty płacy. Z punktu widzenia pracodawcy ważne jest więc nie tylko samo przygotowanie dokumentów, ale także bieżące pilnowanie terminów wypłat wynagrodzeń, składek i formularzy składanych do Funduszu.
Limity dofinansowania i ryzyko narastających błędów
Fundusz wyjaśnia również, jakie składniki tworzą koszty płacy oraz przypomina, że dofinansowanie nie może przekroczyć 90% faktycznie i terminowo poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w przypadku pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą 75% tych kosztów. Jeżeli firma nie kontroluje tych limitów miesiąc po miesiącu, a także nie porównuje ich z rzeczywiście poniesionymi kosztami, nieprawidłowości mogą ujawnić się dopiero po dłuższym czasie, gdy konieczna staje się korekta rozliczeń albo wyjaśnienia składane do PFRON.
Uporządkowana i gotowa do kontroli dokumentacja
Dobra ocena nie polega wyłącznie na sprawdzeniu jednego wniosku. Trzeba jeszcze ustalić, czy dokumenty zgłoszeniowe, dane w SODiR, dokumentacja pracownicza i rozliczenia kosztów płacy pozostają ze sobą spójne. PFRON przypomina, że pracodawca powinien być prawidłowo zarejestrowany w SODiR, a komplet dokumentów zgłoszeniowych stanowi punkt wyjścia do dalszego korzystania ze wsparcia. Na tym etapie wiele firm zaczyna szukać wsparcia radcy prawnego w obszarze prawa pracy w Bydgoszczy lub okolicach, gdy sama analiza dokumentów przestaje być wyłącznie kwestią kadrową, a zaczyna wymagać jednoczesnej oceny pracowniczej, administracyjnej i finansowej.
Bezpieczne korzystanie z pomocy wymaga stałej kontroli wewnętrznej
Firma korzysta z pomocy prawidłowo wtedy, gdy potrafi wykazać cztery rzeczy: prawidłową podstawę zatrudnienia, właściwy status pracownika, spełnienie warunków po stronie pracodawcy oraz terminowe i poprawne rozliczenie kosztów płacy. Jeżeli dodatkowo mamy do czynienia z pomocą publiczną, trzeba jeszcze sprawdzić dokumentację związaną z jej dopuszczalnością.
Podsumowanie
Ocena prawidłowości korzystania z pomocy powinna sprowadzać się do kilku podstawowych pytań: czy wsparcie zostało przyznane na właściwej podstawie, czy pracownik został prawidłowo ujęty w rozliczeniach, czy koszty płacy i składki opłacono terminowo oraz czy dokumentacja pozostaje zgodna z wymogami PFRON i zasadami pomocy publicznej. Osoby, które wpisują w wyszukiwarkę „radca prawny prawo pracy Bydgoszcz”, najczęściej szukają właśnie pomocy przy spokojnym uporządkowaniu tych kwestii jeszcze zanim pojawi się spór albo obowiązek zwrotu środków. Wsparcia w takim zakresie może przykładowo udzielić radca prawny Anna Pałecka-Błaszczyk. W tego rodzaju sprawach największe ryzyko zwykle nie wynika z jednego dużego błędu, lecz z kilku drobnych nieprawidłowości, które przez dłuższy czas pozostają niezauważone.
